Tokio 2021: Präzise Logistik, maximale Flexibilität

Seit 20 Jahren ist die Schenker Schweiz AG offizieller Logistikpartner von Swiss Olympic und somit für die Logistik des Dachverbandes des Schweizer Sports verantwortlich. Die Olympischen Spiele sind jeweils ein grosses Highlight und verlangen von den DB SCHENKERsportsevents-Experten Höchstleistungen, um sicherzustellen dass sämtliches Material zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Dies umfasst das Sportequipment der Athleten, physiotherapeutisches- und medizinisches Material, Uniformen, Büromaterial, Werbeartikel bis hin zu Nahrungsergänzungsmitteln, Medikamenten und vielem mehr. Was auf den ersten Blick wie eine einfache logistische Aufgabe aussieht, erfordert eine akribische Planung.

Knapp neun Monate bevor der eigentliche Transport für die Schweizer Delegation stattfindet, beginnt die administrative Planung. Rund 30 Kubikmeter Luftfracht sowie drei 40-Fuss-Container wollen bepackt mit Segelbooten und dazugehörigem Equipment ihr Ziel erreichen. Und auch wenn sich dieser Multisportevent alle zwei respektive vier Jahre wiederholt, gleicht keine Destination der anderen. Die japanischen Behörden, bestens mit dem internationalen Welthandel vertraut, geben klare Vorgaben bezüglich der örtlichen Zollbestimmungen, Ein- und Wiederausfuhrbedingungen und Prozessabläufe. In Tokio erwartet man klare Instruktionen und eine präzise Planung seitens Versender und Logistikanbieter. Die Frachtplanung ist wiederum abhängig von verschiedenen externen Faktoren: «Je nachdem, welche/r Athlet/in sich qualifiziert, muss anderes Equipment gepackt werden. Das ist eine Entscheidung, die je nach Sportart erst sehr knapp vor dem Event getroffen werden kann. Der durch die Pandemie angepasste Qualifikationskalender ist in diesem Fall zusätzlich anspruchsvoll», sagt Martin Ritter, Head of Fairs, Events und Special Logistics Zürich der Schenker Schweiz AG. «Zusammen mit Swiss Olympic gestalten wir den Frachtversand möglichst nachhaltig. Das bedeutet, wenn irgendwie möglich per Seefracht zu spedieren. Containerknappheit, durch die Pandemie reduzierte Kapazitäten in der Luftfracht und Situationen wie der blockierte Suez Kanal verlangen von allen Seiten maximale Flexibilität.»
 


 

Nichts dem Zufall überlassen

Ziel ist es, die Logistikkette gesamtheitlich zu betrachten. Dies umfasst eine detaillierte Einarbeitung in die Guidelines des japanischen Organisationskomitees, das Erstellen der Versanddokumente, die Wahl des Verkehrsträgers, abhängig von Laufzeiten und Kostenfaktoren, Back-up-Lösungen für kurzfristige Änderungen, das Prüfen der Unterlagen für eine reibungslose Zollabwicklung unter Berücksichtigung der steuertechnischen Themen sowie die saubere Kommunikation mit lokalen Parteien, um alle Lücken zwischen Absender bis Lieferung an den Veranstaltungsort zu schliessen. Ein solcher Versand über rund 9500 Kilometer – am Beispiel der Sailing Container – durchläuft diverse Zwischenschritte und Schnittstellen: Vorholung der Ware beim Versender, Lkw-Transport an das DB Schenker Lager, finales Verpacken und Kommissionieren am Lager, Verlad in den Seefracht-Container via Lkw nach Basel, Umlad auf die «Barge» (Schleppkahn) und via Rhein an den Nordhafen. Es folgt der Umschlag per Lkw an das Hafenterminal, der Verlad auf das Hochseeschiff Richtung Japan (knapp 40 Tage auf See), die Umfuhr am Hafen, die Zwischenlagerung des Containers, die Lieferung per Lkw an den Veranstaltungsort sowie das «Grounden» des Containers am Entladeort und die finale Lieferung innerhalb des Veranstaltungsortes. Der ganze Prozess wird mittels Planungs-Tools gesteuert und über ein Track-&-Trace-System überwacht – bspw. mit der DB Schenker «Smartbox».

«Es fühlt sich dieses Jahr aufgrund der Pandemie so an, als ob man von einem galoppierenden Pferd aus auf ein bewegliches Ziel schiesst», meint Martin Ritter. Um den Prozessen die notwendige Stabilität zu geben, setzt DB Schenker in der Schweiz auf ein Expertenteam für Sports Events sowie ein globales Netzwerk von Event-Spezialisten und wird dabei durch die eigenen See– und Luftfrachtabteilungen unterstützt. Im Rahmen der Luftfracht besteht nebst dem Direktversand aus der Schweiz die Möglichkeit, Equipment über die Charter-Rotation von DB Schenker von München nach Tokio-Narita zu fliegen. Im Vordergrund stehen dabei Planungssicherheit, Risikominimierung, Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit.

Bevor es überhaupt zum Transport kommt, setzt sich DB SCHENKERsportsevents bereits mit den Rücksendungen auseinander. Was nicht in die Schweiz zurückspediert wird, muss weiter zum nächsten Event oder geht direkt in den Transit nach Peking, wo im nächsten Winter die Olympischen Winterspiele stattfinden.

Projekte wie diese intensivieren die interkulturelle Zusammenarbeit, bringen die Organisation als Ganzes weiter und gestalten die Kooperation nachhaltig positiv. «Unser Anspruch liegt darin, mit maximaler Agilität und Flexibilität die präzis vorgegebenen Anforderungen zu erfüllen und jederzeit einfache Lösungen für komplexe Aufgaben zu bieten». Mit den Schwimmweltmeisterschaften 2022 in Fukuoka ist bereits der nächste grosse Sportevent in Japan in Planung – nach dem Event ist vor dem Event.


Ready for the next challenge

Mit einem umfassenden, weltumspannenden Transportnetz, Know-how, speziellem Equipment und massgeschneiderten Transportmöglichkeiten berät das Team der Schenker Schweiz AG gerne auch Sie in der Planung einer effizienten und nachhaltigen Logistiklösung.